Cartilha de Boas Práticas na Administração
Atualizado: 15 de out. de 2021
Buscando lhe auxiliar na melhoria dos controles administrativos e gerenciais, bem como possibilitar uma melhor gestão de sua empresa, elaboramos esta cartilha com orientações para o adequado tratamento das informações contábeis, fiscais e financeiras. Informações estas que consideramos de suma importância na prevenção de situações desconfortáveis perante órgão fiscalizadores e que possibilitam que sua empresa tenha um perfeito alinhamento as boas práticas da governança corporativa, a saber:
Mesmo não havendo dispositivo de obrigatoriedade, é aconselhável que a empresa tenha sua própria conta corrente bancária, até mesmo em obediência ao princípio contábil da entidade, que reza que o patrimônio das empresas não deve se confundir com os de seus sócios;
Efetuar controle diário de gestão econômico-financeira, boletim de caixa, controle bancário, controle de contas a pagar, a receber e de adiantamentos, preferencialmente em sistema informatizado e/ou planilha eletrônica;
Pagamentos devem ser feitos preferencialmente através de cheques ou transferências bancárias mantendo a cópia de cheque e/ou comprovante da transferência com identificação do favorecido, evitar pagamentos em espécie ou a terceiros, quando houver pagamentos a terceiros solicitar autorização formal e para pagamentos em espécie devem ser suportados por recibo com identificação do favorecido;
Todas as contas correntes bancárias devem ser obrigatoriamente informadas a contabilidade para registro e contabilização de sua movimentação;
Não utilizar recursos da empresa para pagamentos alheios a mesma, contas da pessoa física devem ser pagos em conta corrente da física;
Valores relativos a integralização de capital, redução de capital, venda de quotas/ações e contratos de mútuos devem ter sempre origem e destino da conta do sócio ou a contraparte, sob risco de ser considerado simulação. O mesmo serve para compra ou venda de bens e direitos;
Ao adquirir bens e/ou serviços sempre solicitar documentos fiscais (NF-e, NFC-e, Cupom Fiscal, RPA, Recibos, etc.);
Todo pessoal deve ser contratado de acordo com as normas da CLT e/ou legislação pertinente, se houver pagamentos a autônomo solicitar RPA ao nosso departamento de pessoal;
Manter pasta atualizada de cada funcionário contendo dados e informações básicas necessárias (maiores detalhes com nosso DP), pois interfere em RAIS/DIRF/E-Social;
Em atendimento a legislação previdenciária estabeleça um pró-labore mínimo aos sócios administradores;
Canhotos de cartão de créditos, recibo simples, orçamentos, notas rasuradas, não são aceitos para fins de comprovação da realização da despesa e/ou investimento;
Pagamentos com cartão de crédito devem ser suportados por documentação fiscal;
Deve se evitar adquirir produtos, mercadorias, despesas e materiais de consumo, imobilizado através de Cupom Fiscal, nestes casos solicitar ao estabelecimento emissão de NF-e em nome do CNPJ da empresa:
Sempre que adquirir bens e ou mercadorias de terceiros não contribuinte, emitir recibo da compra e solicitar cópia dos documentos principais do vendedor (RG, CPF, Endereço), se for contribuinte emitir NF-e de entrada;
Todas as vendas de serviços e mercadorias devem ser amparadas por Nota Fiscal;
Notas Fiscais de Venda de Serviços – Observar sempre o código de atividade, pois o mesmo deve ter consonância com os serviços destacados no corpo da Nota Fiscal, atentar também as corretas retenções obrigatórias e informações de ISS (duvidas consultar nosso Setor Fiscal);
Observar sempre nas emissões de notas fiscais de venda a correta classificação fiscal do NCM da mercadoria, mercadoria importada deve ser sempre vendida com NCM de entrada, exceto ser houver transformação.
Observar que produtos adquiridos com ICMS-ST e/ou PIS/COFINS – Monofásico devem ser vendidos com CFOP especifico para evitar Bitributação;
Manter controle e inventário de estoque periódico com envio do mesmo a contabilidade;
Os documentos legais de constituição e alterações da pessoa jurídica, devem ser guardados em pastas próprias a disposição da fiscalização ou para utilização no cumprimento de obrigações acessórias junto a cadastros de fornecedores e instituições financeiras, entre outras.
DECORE – Para que possamos emitir este comprovante de rendimento de sua pessoa física deverá ser observado as respectivas transferências de valores da conta corrente da pessoa jurídica a sua pessoa física;
Quando contratar serviços de prestador que esteja domiciliado ou estabelecido em outro município, ATENTAR que, caso o mesmo não possua cadastro no CEPOM de seu Município, dependendo do tipo de serviço, deverá haver a retenção de ISS por parte da fonte pagadora (Você).
O mesmo vale para quando fores prestar serviços a tomadores de outros municípios, neste caso avisar com antecedência mínima de 30 dias a REALI para que possamos efetuar cadastro no CEPOM do município de seu cliente;
Quando da aquisição de serviços de profissionais de profissão regulamentada, tipo: corretores, construtoras, advogados, arquitetos, consultoria, agências de empregos, mão obra, treinamento, aluguel de pessoa física entre outros, observar se na Nota Fiscal esta deduzindo IRRF, PIS, COFINS, CSLL e/ou INSS Retido, pois a empresa tomadora do serviço (ou seja, Você) deve reter e repassar esses valores aos órgãos competentes. Na ocorrência desses fatos entrar em contato com a contabilidade imediatamente e enviar cópia da Nota Fiscal antes de efetuar o pagamento;
Quando sua empresa contratar serviços de Autônomos e ou profissionais liberais esses tipos de serviços devem ser suportados por RPA -Recibo de Pagamento a Autônomo, devendo ter: a) retenção 11% de INSS, devendo ser deduzido do valor a ser pago; b) retenção de 5% ISS, caso não possua Alvará de Autônomo; c) solicitar o nº do PIS e ou do Registro junto ao INSS; d) dependendo do regime tributário de sua empresa está terá um encargo de 20% de INSS, sobre o serviço, que será pago no dia 02 do mês seguinte ao serviço prestado.
Documentos de Fixação Obrigatória (conforme o caso).
Alvará de Localização e Funcionamento;
Alvará Sanitário;
Cartão de CNPJ;
Quadro de Horário de Trabalho atualizado;
Quadro de Horário de Trabalho de menores, atualizado;
Escala de revezamento de serviços para folgas atualizadas;
Placa em tamanho padrão com um dos dizeres: Empresa optante pelo simples (para as empresas optantes pelo SIMPLES NACIONAL);
Obrigatoriedade de emissão de Nf-e;
Cartaz de disponibilidade do Código de Defesa do Consumidor para consulta;
Telefone do PROCON;
Deixar a disposição cópia do Código de Defesa do Consumidor;
Licenças específicas de acordo com a atividade.
Escrito por Arlei Dos Santos - www;realiconsultoria.com.br
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